Post | mei 2021 | Kennisbank | 5 min lezen
Tips voor het behouden van vrijwilligers!
- Maak iemand in het bestuur verantwoordelijk voor vrijwilligers(beleid).
- Breng het verloop van je (actieve) leden in beeld. Doe dit bijvoorbeeld met een schema of een staafdiagram. Op basis van de vertrekmomenten en de redenen voor het vertrek kun je maatregelen nemen om de uitstroom in te perken.
- Stuur een persoonlijk kaartje aan de actieve vrijwilligers bij een jubileum, een verdrietig voorval, ziekte. Kan ook met een telefoontje of een e-mailbericht.
- Laat belangstelling blijken aan je vrijwilligers bij uitslag examens, geboorte van kinderen, of andere heugelijke feiten.
- Organiseer een seizoen afsluiting voor al je actieve vrijwilligers + aanhang.
- Zorg voor een goede sfeer in je organisatie. Makkelijker gezegd dan gedaan? Het heeft alles te maken met de aandacht die je elkaar geeft.
- Maak er iets feestelijks van als iemand binnen je organisatie een erkenning krijgt op basis van zijn vrijwilligerswerk.
- Doe aan loopbaanplanning. Klinkt zwaar maar het betekent niets meer of minder dan dat je zorgt dat iedere vrijwilliger steeds lekker op zijn of haar plaats zit.
- Ga langs als bestuur bij belangrijke activiteiten van je werkgroepen. Soms zo maar, soms om iets te halen of te brengen. Dat laatste is helemaal leuk. Kleine cadeautjes…..
- Bedenk een subsidieregeling voor actieve vrijwilligers die voor de organisatie cursussen of een training willen volgen.
- Geef nieuwe actieve vrijwilligers een zorgvuldige begeleiding. Zet dat plan op papier en voer het uit.
- Geef vrijwilligers het gevoel dat je ze serieus neemt. Let daar vooral goed op tijdens vergaderingen. Als iemands opmerkingen consequent niet gehoord worden, haakt hij of zij af.
- Steek geen energie in werving als je niets doet aan behoud.
- Al eens aan waarderingsinsignes gedacht? Kan je laten maken.
- Voer minstens jaarlijks een voortgangsgesprek met iedere coördinator of actieve vrijwilliger die een groep leidt of coördineert.
- Leg de gegevens van de voortgangsgesprekken vast en geef ze bij de persoon zelf in bewaring. Dat gaat anderen natuurlijk niets aan.
- Zet de actieve vrijwilligers in het zonnetje op de jaarlijkse Landelijke Vrijwilligersdag op 7 december.
- Deel aan je vrijwilligers en leden een cadeautje uit als ze al lang (een jubileum) lid zijn of actief zijn voor de organisatie.
- Maak ouders duidelijk dat de actieve mensen alles voor de organisatie onbetaald doen.
- Stimuleer de ouders dat ze de groepsleiders bedanken voor het werk dat deze personen doen voor de jeugdleden/hun kinderen.
- Laat blijken dat je zelf plezier hebt in het vrijwilligerswerk voor je eigen organisatie. Als dat niet lukt, wordt het tijd dat je eens naar een andere bezigheid gaat uitzien.
- Overweeg om werkgroepen die meer aan de weg timmeren en daarmee ook meer nieuwe leden aantrekken ook meer geld uit de organisatiekas toe te kennen.
- Kijk naar mogelijkheden van uitwisseling van coördinatoren tussen werkgroepen. Kan soms verfrissend werken.
- Stuur op van tevoren bedachte momenten persberichten naar de plaatselijke media waarin je goed nieuws over je organisatie meldt. Daarin nemen complimenten voor je coördinatoren en actieve vrijwilligers een belangrijke plaats in.
- Wijs in het bestuur iemand aan die verantwoordelijk is voor voorlichting en publiciteit.
- Schrijf regelmatig in je ledenblad of op je site over de verdiensten van actieve vrijwilligers.
- Heb je geen ledenblad of website. Richt onmiddellijk een blad of website op. Zelfs de simpelste vorm levert je al winst op. Onderzoek daarvoor eerst wel of het haalbaar is om de regelmaat en continuïteit te garanderen.
- Richt een 'Vriendenkring' op. Deze 'Vriendenkring' bestaat uit oud-vrijwilligers en ouders die de club een warm hart toedragen. Deze vrienden zijn incidenteel inzetbaar en zijn natuurlijk van harte welkom bij organisatieaangelegenheden.
- Zorg dat iedere werkgroep een eigen (digitale) postvak heeft. Maak consequent gebruik van dit communicatiekanaal.
- Geef je coördinatoren/groepsleiders veel vertrouwen. Ga ervan uit dat ze de verantwoording goed kunnen dragen.
- Vergader niet meer dan strikt noodzakelijk is.
- Bereid vergaderingen serieus voor. Iedereen heeft de agenda op tijd. Iedereen weet wat de bedoeling is van de agendapunten: brainstormen, beslissen, informeren, etc.
- Hou consequent de vastgestelde eindtijd van je vergadering aan. Zorg daarna nog voor de mogelijkheid elkaar informeel te spreken.
- Je hebt je vrijwilligers gevraagd voor specifieke taken bij je organisatie. Splits ze dan geen oneigenlijke taken in de maag zoals schoonmaken, leiding werven of klein onderhoud tenzij ze het zelf aanbieden. Vraag hierbij gebruikers van de activiteit om mee te helpen.
- Meestal vraag je aan vertrekkende vrijwilligers waarom ze weggaan. Vraag ook eens aan de huidige (actieve) vrijwilligers waarom ze blijven. Dat kon wel eens heel interessante antwoorden opleveren.
- Stel de actieve vrijwilligers in je leden/clubblad of op de website voor aan de lezers. Op die manier weten de leden iets meer over de achtergrond van de actieve vrijwilligers.
- Ontwerp een betaalbare regeling waarmee je de kosten kunt vergoeden. Pas die regeling toe. Dat mensen een hobby hebben, is leuk. Maar als ze op die hobby erg veel geld moeten toeleggen, klopt dat niet. Denk hierbij aan reiskosten voor de organisatie, buiten de woonplaats, kopieerkosten en kosten voor fotograferen en/of telefoneren.
- Leg meer de nadruk op de dingen die goed lopen dan op de missers.
- Neem af en toe de tijd op een vergadering om wat dieper op speciale onderwerpen in te gaan. Laat de vergadering daardoor niet langer uitlopen maar werk het eerste deel van de agenda extra vlot af waarna je goed de tijd hebt.
- Werk mee aan de persoonlijke ontwikkeling van je vrijwilligers. Dat kan door ze cursussen te laten volgen en door ze vaardigheden te laten oefenen. Ook doorstroming naar een andere plaats in de organisatie kan er aan bijdragen.
- Stel een opleidingsbudget beschikbaar. Dat klinkt duur maar het betekent alleen maar dat je je actieve vrijwilligers financieel in staat stelt (jaarlijks)een cursus te volgen.
- Besteed aandacht aan de onderlinge verhoudingen in de werkgroepen/teams. Hou de vinger aan de pols en schep voorwaarden die nodig zijn om werkgroepen/teams/coördinatoren prettig bezig te laten zijn
- Het kan soms nodig zijn een vrijwilliger te vragen zich terug te trekken. Als hij of zij het vertrek van anderen veroorzaakt, moet je dat ernstig in overweging nemen. Misschien is het mogelijk de persoon elders in de organisatie actief te laten zijn.
- Geef bij herhaling blijk dat je trots bent op de mensen die je organisatie tot bloei brengen.
- Bedenk eens wat je aan iemand zou willen zeggen in een afscheidsspeech. Zeg het dan ook eens als die persoon nog lang geen afscheid neemt.
- Spreek actieve vrijwilligers aan op hun deskundigheid. Het is prachtig als mensen kunnen doen waar ze goed in zijn. Hier heeft zowel de organisatie als het individu baat bij.
- Stimuleer de ideeën van activiteiten. Samen brainstormen, bedenken en organiseren schept een band. 'Dat hebben we samen gedaan!'. Organiseer hiervoor, als dit nodig is, extra overleg(gen) in. Als begeleider/bestuurder laat je dan ook zien dat je deze inzet steunt en daarvoor dus ook tijd wilt maken
Gerelateerde blogposts
In veilige handen. Maak je vrijwilligersorganisatie veiliger!
Pesten, seksuele intimidatie, agressie of discriminatie. Voorkom grensoverschrijdend gedrag.
Het komt helaas overal voor. Dus ook binnen vrijwilligersorganisaties. Tussen vrijwilligers en deelnemers maar ook tussen deelnemers onderling. Toch willen we er alles aan doen om dit te voorkomen. Hier vind je informatie wat jij als bestuurder kunt doen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen, maar ook wat je kunt doen als het toch gebeurt. Welke stappen moet je nemen om mogelijke escalatie te voorkomen? Hoe voorkom je grensoverschrijdend gedrag in jouw organisatie? Hoe herken je slachtoffers?
Informatie, tips en praktijkvoorbeelden vind je hier .
Lees meer
Werven van vrijwilligers
Vrijwilligers werven. Waar begin je, wat zijn de do's and dont's en is er meer informatie te vinden? In dit artikel lees je waar je kunt starten en wat je vooral niet moet proberen.
Maak een wervingsplan. Ga niet in het wilde weg werven. Maak iemand in het bestuur verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers. Zorg voor een goede mix van leeftijden in je bestuur.
Informeer naar de "antecedenten van een nieuweling". Dat kan nare verrassingen voorkomen. Uiteraard doe je dat met medeweten van de persoon in kwestie.
Zorg voor een goede sfeer in bestuur en organisatie. Niemand wil zich aansluiten bij een club waarvan de mensen elkaar naar het leven staan.
Bel je achterbanleden en vraag naar hun mening over de organisatie, hun kwaliteiten/achtergrond/interesses en hun mogelijkheden om zich op bepaalde tijden in te zetten voor de organisatie. Kijk of er in werkzaamheden/uitvoering combinaties te maken zijn met andere clubs. Gezamenlijke activiteiten heeft meerwaarde. Ook uitwisseling van leiding en vrijwilligers
Hang je wervingsfolder of flyer op in de wachtkamer van dokter, tandarts, bij de bibliotheek, het postkantoor, op prikborden van HBO of MBO-scholen. Controleer van tijd tot tijd of de poster er nog hangt. Ververs op tijd en hou in ieder geval in de gaten of er geen verouderde adressen of telefoonnummers op staan.
Vraag of je een wervingsfolder mag toevoegen aan het welkomspakket voor nieuwe inwoners van de gemeente.
Laat het vanzelfsprekend zijn dat jongeren en jeugdleden doorstromen naar een positie van coördinator of leidinggevende.
Vraag ouders van tijd tot tijd te assisteren bij opkomst en activiteiten van hun kinderen.
Stel een profiel op van de vrijwilliger/het bestuurslid dat je zoekt. Je wilt toch niet zomaar iedereen hebben?
Zijn er HBO of MBO-scholen in je buurt? Neem contact op en vraag of er binnen school mogelijkheden zijn voor scholieren/studenten om studiepunten te halen bij het verrichten van vrijwilligerswerk of stages in het vrijwilligerswerk.
Vraag of je op prikborden van centra regelmatig korte teksten mag hangen.
Vraag aan vrijwilligers en bestuursleden of zij mensen kennen die in aanmerking komen voor bepaalde taken binnen de organisatie. Leden van het bestuur gaan deze mensen benaderen. Het levert vaak nieuwe gezichtspunten op als mensen gevraagd worden om hun kwaliteiten te noemen.
Vermeld je organisatie met vacatures op digitale vrijwilligerssites binnen je gemeente
Stuur je oud-leden van tijd tot tijd een 'teken van leven'. Je kunt ze uitnodigen voor een reünie, je kunt ze vragen om een keer assistentie te verlenen bij een programma. Misschien krijgen ze hierdoor de smaak weer te pakken om iets te doen voor de organisatie.
Neem je deel aan een braderie of markt op Koningsdag, zorg dan voor uitdagende activiteiten. En probeer met potentiële leden/vrijwilligers tot een afspraak te komen. Uiteraard mogen ze vrijblijvend een aantal keren meedoen.
Houd je een actie? Geef iedere koper van een oliebol, bloembol, geranium, zakje tuingrond of wat dan ook, een klein kaartje mee: "Bedankt voor uw aankoop. Hiermee steunt u onze organisatie financieel. Wilt u onze organisatie ook op een andere manier steunen bijv. als vrijwilliger, dan kunt u contact opnemen met…..(naam, tel.nr, email)
Overweeg of je verder weg wonende studenten/leden die de organisatie blijven steunen een tegemoetkoming in de reiskosten kunt geven.
Stuur regelmatig persberichten of korte notes over je activiteiten of organisatie in de plaatselijke media.
Als het om ideële doelen gaat, vraag of je spreekbeurten of lezingen mag houden bij rotaryclubs, gezelligheidsverenigingen of personeelsverenigingen
Met een boeiende voordracht kan je het publiek met bijv. opdrachten actief krijgen. Ook deel je op zo'n bijeenkomst een mooie folder uit waarop de lezer de mogelijkheid heeft om te reageren.
Organiseer een tentoonstelling in de bibliotheek, de hal van het gemeentehuis of in een ander openbaar gebouw waar veel leden van je doelgroep langskomen.
Probeer deze tentoonstelling te bemensen maar dan wel met mensen die actief op passanten afstappen en dit op innemende wijze doen.
Probeer te formuleren waarin je organisatie uniek is en draag dit uit.
Benadruk het aspect 'kwaliteit' als je mensen vraagt voor je organisatie: een project of het bestuur. Je zoekt niet zomaar iemand, je wilt graag iemand hebben met de juiste kwaliteiten. Op die manier krijgt de persoon die je aanspreekt het gevoel dat de organisatie niet zomaar een toevallige verzameling van mensen is en weet heeft van jouw kwaliteiten.
Maak bij je werving melding van de begeleiding die nieuwe vrijwilligers kunnen verwachten alsmede van de opleidings- en ontplooiingskansen. Dat doe je uiteraard alleen maar, als je dat ook kunt waarmaken.
Sta je met een kraam op een braderie of vrijetijdsmarkt: schenk dan hete koffie. Mensen vinden het onbeleefd om met die hete koffie weg te lopen. Die tijd is voor jou net genoeg om een praatje aan te knopen. Ontwerp een originele cadeaubon. Wie drie keer op proef bij je organisatie komt helpen bij een (omvangrijke of aardige) klus ontvangt een echt leuk cadeau. Het kost je misschien tien of twaalf euro. Als je hierdoor een nieuwe actieve vrijwilliger hebt binnengehaald zijn de kosten er snel uit.
Lees meer
VNG vrijwilligersverzekering en schadeformulier
Moet ik onze vrijwilligers verzekeren? Wie is er uiteindelijk verantwoordelijk voor de vrijwilliger en waar kan ik hier meer informatie over vinden? Al deze vragen zijn eenvoudig te beantwoorden.
Lees meer